Mengurai Simpul Koordinasi Sekretariat dan Komisioner
oleh : Latief Muhtar
(Kasubbag Sosdiklih Parmas dan SDM KPU Kota Tasikmalaya)

Ketika berbicara stabilitas internal di sebuah institusi dan organisasi, seringkali yang terbayang adalah struktur, pembagian tugas yang tertib, kesamaan sikap dan mekanisme koordinasi yang sudah ditetapkan secara baku. Tentu saja itu semua sangat penting.

Tapi, penulis berpandangan ada bagian yang bisa saja terlupakan dan terlewati, yaitu cara berfikir individu manusianya yang ada di dalam aktivitas institusi itu. Sebab, aktivitas institusi itu dijalankan oleh individu manusia di dalamnya yang punya cara membaca konteks yang beragam, menafsirkan situasi yang berbeda dan menangkap prioritas yang tidak sama serta cara penyelesaian target yang beda pula.

Hal yang sangat wajar jika dalam sebuah institusi banyak perbedaan yang mengemuka. Ada yang terbiasa melihat detail dari hulu sampai hilir, ada yang terbiasa memotret gambar besarnya saja, ada yang fokus ke substansi, ada yang menganggap selesai jika dokumennya sudah terbit dan ada yang melihat sesuatu pada proses dan kelengkapan prosedur.

Perbedaan-perbedaan tadi bukan merupakan pertentangan yang bersifat negatif antar individu dalam institusi, akan tetapi merupakan bagian-bagian dari suatu cara berpikir yang sama tapi terlihat berbeda dari sudut pandang.

Yang jarang disadari, persoalan koordinasi sebenarnya bukan berasal dari perbedaan tujuan, tujuannya selalu sama, tetapi biasanya berasal dari perbedaan asumsi-asumsi kecil yang ada di dalam kepala masing-masing orang apa yang dianggap mendesak, kecukupan detail informasi seperti apa yang dibutuhkan untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya atau cara menemukan keseimbangan antara arah regulasi dengan realitas sistem.

Terdapat asumsi-asumsi lain yang ada di pikiran masing-masing orang yang tidak segera diucapkan, karena masing-masing menganggap sudah jelas, padahal belum tentu sama di kepala masing-masing orang. Pada dasarnya masing-masing orang punya prinsip yang sama, terkadang masalah muncul bukan karena masing-masing salah, tetapi karena dua cara berpikir ini yang berjalan sendiri sendiri tanpa saling menampakkan, sehingga tidak terlihat dari dua sisi.

Itu artinya, stabilitas tidak bisa kita maknai semua orang harus berpikir dengan cara yang sama. Sebab hal ini sesuatu hal yang mustahil terjadi. Yang lebih logis adalah ketika cara berpikir yang berbeda-beda itu menjadi cukup terlihat satu sama lain sehingga orang akan mempunya kesimpulan, “oh, kalau begini biasanya akan dibaca seperti apa oleh orang lain,” atau “informasi ini mungkin perlu disampaikan lebih awal, karena di sisi orang lain akan dianggap penting”.

Sebagian besar kesalahpahaman dalam komunikasi organisasi menurut Karl Weick bukan soal informasi yang tidak ada, melainkan informasi yang ada tapi dimaknai secara berbeda oleh masing-masing orang. Dengan demikian, solusinya tidak sekadar menambah lebih banyak aturan atau prosedur, tapi membangun kebiasaan untuk saling menjelaskan cara berpikir bukan hanya menyampaikan hasil akhirnya.

Sudah semestinya menjadi habitus keseharian manusia-manusia organisasi untuk terbiasa menjelaskan  “mengapa” di balik sebuah permintaan atau keputusan, tidak hanya “apa” yang diminta. Atau meluangkan waktu sedikit lebih lama di awal untuk menyamakan pemahaman tentang konteks, sebelum masuk ke detail teknis.

Dalam banyak hal, ini sering dianggap bukan masalah dan seperti menghambat akselerasi pencapaian sasaran. Padahal, justru cara ini akan menghindarkan dari pengulangan kerja, revisi bolak-balik, atau ketegangan yang sebenarnya tidak perlu terjadi. Stabilitas internal antara seketariat dan komisioner di KPU kabupaten/kota yang sehat, tidak dibangun dari keseragaman cara berpikir, melainkan dari semakin salingnya cara-cara berpikir itu bisa dipahami.

Saat seseorang bisa memahami jalan pikiran koleganya bukan asal menerka, bisa dipastikan koordinasi pun berjalan lebih mulus, bukan karena semua orang sama, tapi karena semua orang cukup saling mengerti isi pikiran masing-masing.